Begin bij wat vastligt
Een week plannen begint niet bij je takenlijst, maar bij wat niet kan schuiven: afspraken met klanten, vaste deadlines en je eigen grenzen, zoals een vrije woensdagmiddag of drie keer sporten. Zet die eerst in je week. Wat overblijft, is de ruimte waarin je echt kunt werken.
Kijk daarbij ook naar reistijd en voorbereiding. Een kennismaking van een uur in een andere stad kost je met reizen en voorbereiden al snel een halve dag.
Schat in uren, niet in taken
Een lijst van twintig taken zegt weinig. Twintig taken van een kwartier passen in één middag, twintig taken van drie uur niet in een week. Zet bij elke taak hoe lang hij ongeveer duurt, en houd bij hoe lang hij echt duurde. Na een paar weken weet je dat je offertes geen twee uur kosten maar drie.
Hak grote taken in stukken van hoogstens twee uur. Langer werk je zelden geconcentreerd door, en een blok van twee uur past ook tussen twee afspraken.
Plan je week tot zeventig procent vol
Er komt altijd iets tussendoor: een klant met spoed, een mail die meer werk is dan gedacht, een call die uitloopt. Wie zijn week voor honderd procent vult, loopt na dinsdag al achter. Plan daarom ongeveer zeventig procent van je vrije tijd vol en houd de rest als lucht.
Valt er niets tussendoor, dan heb je op vrijdag tijd over voor werk aan je eigen bedrijf, zoals je portfolio of je website.
Denkwerk in de ochtend, kleine klussen samen
De meeste mensen denken het scherpst in de ochtend. Gebruik die uren voor werk dat concentratie vraagt: een offerte, een ontwerp, een audit. Mail, facturen en kleine aanpassingen bundel je aan het eind van de dag, als je energie toch al lager is.
Na een overleg heb je even nodig om af te ronden en weer in je werk te komen. Plan daarom een kwartier lucht na elke afspraak.
Behandel je administratie als een klant
Facturen versturen, de btw-aangifte, je boekhouding bijwerken: het is werk dat steeds terugkomt en altijd op het verkeerde moment opduikt. Geef het een vaste plek, alsof je eigen bedrijf een klant is met uren per maand. Zet de btw-aangifte ruim voor de deadline aan het eind van het kwartaal in je week, en facturen op de laatste werkdag van de maand.
Kijk vrijdag terug
Neem op vrijdag tien minuten om terug te kijken. Wat is af, wat schoof door en waarom? Klopten je schattingen? Een taak die drie weken achter elkaar doorschuift, is te groot, niet belangrijk genoeg of wacht op iemand anders. Beslis dan of je hem opknipt, schrapt of navraagt.
Zo doet diddle het
diddle doet dit voor je: het zet je afspraken en deadlines vast, schat hoe lang taken duren, plant tot zeventig procent vol, zet denkwerk in de ochtend en schuift mee als je dag anders loopt.
