Waarom retainers ongemerkt overlopen
Een retainer bestaat uit veel kleine stukjes werk: een check hier, een aanpassing daar, een snelle vraag tussendoor. Elk stukje is klein genoeg om niet op te schrijven. Pas bij het maken van de factuur zie je dat er drie uur meer in de klant ging dan afgesproken, en dan is het te laat om bij te sturen.
Houd gebruikt én ingepland bij
De meeste urenregistraties laten zien wat je al hebt gewerkt. Dat is maar de helft. Als er van twaalf uur nog tweeënhalf over is, maar je hebt voor die klant nog vier uur werk ingepland, dan loop je over, ook al is het budget nog niet op. Zet gebruikt en ingepland naast elkaar, per klant, en je ziet het halverwege de maand al.
Plan het terugkerende werk vooraf in
Bij een retainer weet je veel van tevoren: de maandrapportage, de wekelijkse campagnecheck, het maandoverleg. Zet dat werk aan het begin van de maand al in je planning. Dan zie je hoeveel uur er overblijft voor de vragen en klussen die tussendoor komen, en kun je eerder nee zeggen of overleggen.
Spreek af wat er gebeurt als het op is
Leg in je afspraak met de klant vast wat er gebeurt als de uren op zijn: werk je door tegen een uurtarief, schuift het werk door naar de volgende maand, of stop je? Het gesprek is een stuk makkelijker als je het al hebt gevoerd voordat het nodig is.
Bespreek het elke maand
Stuur aan het eind van de maand een kort overzicht mee met je rapportage: zoveel uur afgesproken, zoveel gebruikt, dit is waar het in ging. Klanten waarderen het, en als een retainer structureel te krap is, heb je meteen een onderbouwing om de uren omhoog te zetten.
Zo doet diddle het
In diddle zie je per klant de uren per maand of het projectbudget, hoeveel er al gebruikt is en hoeveel er nog ingepland staat. Terugkerend werk zoals rapportages en checks komt vanzelf op tijd in je week.
